- Rechtschreibung und Grammatik:Achten Sie darauf, sprachlich korrekt zu formulieren. Es wirkt unprofessionell, wenn Sie eine E-Mail voller Rechtschreibfehler verschicken, auch wenn es sich nur um Tippfehler handelt. Nehmen Sie sich die Zeit, den Text noch einmal kurz Korrektur zu lesen bevor Sie ihn versenden.
- Emoticons: In eine Kundenmail oder eine andere formelle E-Mail gehören keine Emoticons. Simleys an der falschen Stelle können den Eindruck erwecken, Sie würden Ihre Arbeit nicht ernst nehmen.
- Formulierung: Denken Sie daran, besonnen zu formulieren. Vor allem, wenn Sie verärgert sind. Eine E-Mail ist schnell weitergeleitet. Was einmal schriftlich festgehalten ist, lässt sich nur schwer wieder rückgängig machen.
- Empfänger: Checken Sie die Angaben in der Adresszeile, bevor Sie auf den Sendenknopf drücken. Es ist schon passiert, dass eine E-Mail, die an den Kollegen gehen sollte, versehentlich an einen Kunden oder an alle geschickt wurde.
- Anhänge: Denken Sie auch daran, ganz zum Schluss noch einmal zu überprüfen, ob der erwähnte Anhang auch wirklich angehängt ist. Andernfalls signalisieren Sie dem Empfänger, dass Sie unkonzentriert und zerstreut sind. Das wirft kein gutes Licht auf Ihre Arbeit.
- Anrede und Gruß: Auch wenn Sie es eilig haben, verzichten Sie nicht auf die Anrede und den Gruß am Ende. Eine E-Mail darf zwar kurz sein, aber niemals unhöflich.
E-Mails sind aus der heutigen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. In fast jedem Beruf werden Sie als schnelles und unkompliziertes Kommunikationsmittel verwendet. Doch kaum einer kann die Flut an E-Mails, die man täglich erhält, bewältigen. Das Lesen, Sortieren, Archivieren und Beantworten kostet eine Unmenge von Zeit. Diese Zeit könnten Sie auch in andere Aufgaben stecken. Wie Sie erfolgreiche E-Mails schreiben, erläutern wir Ihnen in diesem Artikel.E-Mails: Neues Leseverhalten
Mithilfe von E-Mails kommunizieren Sie mit Kunden, Dienstleistern, Ihren Kollegen und Vorgesetzten. Mit der Zeit, besonders in den letzten Jahren, hat sich jedoch die Art, wie E-Mails gelesen werden, verändert. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen E-Mails nur am Computer gelesen wurden. Heute werden E-Mails mehrheitlich auf dem Smartphone gelesen. Man ist in der Lage immer und überall darauf zuzugreifen, ob in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit oder an der Supermarktkasse.Das neue Leseverhalten beeinflusst auch die Art und Weise wie E-Mails geschrieben werden. Es gilt E-Mails so zu verfassen, dass diese sowohl im Büro gelesen werden können, als auch zwischendurch auf einem mobilen Endgerät.
Regel Nummer 1 für E-Mails:
Schreiben Sie kurz!Schreiben Sie E-Mails nach dem Maxime: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Verzichten Sie auf ellenlange Ausführungen und verschachtelte Sätze. Diese kosten Sie viel Zeit beim Schreiben und Ihren Empfänger beim Lesen. Außerdem ist es anstrengend, lange E-Mails auf einem Smartphone zu lesen. Die meisten werden solche Briefe erst gar nicht lesen.
Die Grundregeln
Trotz des geänderten Leseverhaltens, sind die Grundregeln für das Verfassen einer E-Mail gleich geblieben. Sie haben bereits zig E-Mails geschrieben und kennen die Regeln natürlich, deswegen nur der Vollständigkeit halber hier noch mal:
- Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. – Eine gute Betreffzeile zu schreiben, ist gar nicht so einfach. Dem Empfänger sollte sofort klar sein, worum es in der E-Mail geht, wenn er Ihre Betreffzeile liest. Benennen Sie das Thema und halten Sie den Text kurz. Keine ganzen Sätze! Viele denken, dass eine knappe Betreffzeile unhöflich ist. Im Gegenteil: Eine kurzer Betreff ist zielführender und spart Zeit. Höflich sind Sie in der Anrede.
Beispiel: Statt zu schreiben “Übersendung des Kurzkonzepts für den Messestand auf der Frankfurter Buchmesse am 08.10.2014″, schreiben Sie lieber “Freigabe: Kurzkonzept für Messestand”. Der Empfänger weiß sofort worum es geht, und was er zu tun hat.
- Kommen Sie auf den Punkt. – Überfrachten Sie den Empfänger nicht mit unnötigen Hintergrundinformationen. Liefern Sie nur jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um Ihre E-Mail in einen Kontext zu packen.
- Verzichten Sie auf Anhänge. – Natürlich nur da, wo es geht. Aber für den Leser ist es umständlich und zeitraubend auch noch einen Anhang zu öffnen und zu lesen. Das machen die wenigsten. Versuchen Sie Informationen, die wichtig sind und unbedingt gelesen werden sollen, in den E-Mail-Text zu schreiben.
- Beginnen Sie mit der wichtigsten Information. – Der erste Satz Ihrer E-Mail sollte bereits alle wichtigen Informationen enthalten. Dem Leser sollte sofort klar sein, warum Sie ihn kontaktieren.
- Strukturieren Sie Ihre E-Mails. – Nichts ist anstrengender für das Auge als ein großer Textblock. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit.
- Benutzen Sie Aufzählungen. – Stichpunkte verleihen Ihrer E-Mail zusätzlich Struktur. Sie sind überaus praktisch, weil der Leser auf den ersten Blick erkennt, was wichtig ist.
- Führen Sie den Schriftverkehr fort. – Löschen Sie die bisher geschriebenen Nachrichten nicht. Damit geben Sie dem Leser die Gelegenheit noch einmal runter zu scrollen und etwas nachzulesen, falls noch Unklarheiten bestehen. Es macht auch das Verweisen auf bisherige Fristen und Aufgaben leichter.
- Diskutieren Sie nie mehr als eine Thema pro E-Mail. – Schicken Sie lieber zwei E-Mails, wenn Sie unterschiedliche Themen besprechen wollen. Das ist wichtig, damit der Empfänger Ihre E-Mail archivieren kann und auch noch in ein paar Wochen wiederfindet. Bei einem Thema, kann die E-Mail einem Ordner oder Stichwort zugeordnet werden und lässt sich so wiederfinden. Bei zwei Themen muss sich der Leser schon entscheiden und es fällt ihm schwer sich hinterher zu erinnern, in welcher E-Mail Sie was besprochen haben.
- Markieren Sie To-Do’s und Fristen. – Helfen Sie dem Auge dabei zu erkennen, was wichtig ist. Fristen, die unbedingt eingehalten werden sollen, können Sie ruhig fetten.
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