Zeitfresser: Meeting–9 ultimative Tipps für bessere Sitzungen

Laptops? In einigen Meetings schon verboten. Der Grund ist derselbe aus vielleicht auch bald schon Smartphones in Konferenzen verbannt werden könnten. Denn immer häufiger ergibt sich in deutschen Meetings folgendes Bild: Einer redet, präsentiert, trägt vor, ein paar wenige bringen sich ein – der große Rest indes starrt unter den Tisch, auf die elektronischen Helferlein, checkt E-Mails, glotzt Videos oder versucht den jüngsten Rekord von Doodle Jump zu knacken.

Der Gedanke ist nicht verkehrt – der Weg aber ist falsch. Mit Handy- oder Laptop-Verboten bekämpft man das Symptom, nicht aber die Ursache. Klüger wäre solche Szenen als Indizien dafür zu werten, was sie sind: Frühwarnsysteme, dass die täglichen Sitzungen langweilig, uninspirierend und ineffizient geworden sind. Und damit verschwenderisch teuer. Ein Rechenbeispiel: Eine Standard-2-Stunden-Besprechung mit sieben Personen, deren Stundenlohn 20 Euro beträgt, kostet das Unternehmen rechnerisch 280 Euro. Wenn es einmal in der Woche stattfindet und jedes Mal eine Viertel Stunde vergeudet wird, kostet das mehr als 1800 Euro im Jahr. Unnötigerweise. Denn es geht auch anders. So:

1. Meeting pünktlich beginnen

Wenn Sie warten, bis alle Teilnehmer vollzählig sind, werden beim nächsten Mal wieder einige zu spät erscheinen, denn Sie wissen jetzt, dass das Meeting so oder so nicht pünktlich (und ohne sie) beginnt. Da auch zehn Minuten wertvolle Zeit sind, drei Tipps für mehr Pünktlichkeit:

• Bitten Sie die Teilnehmer nachdrücklich um pünktliches Erscheinen. Das schafft Leidensdruck.
• Suchen Sie sich Räumlichkeiten, die Zuspätkommer nicht unbemerkt betreten können. Kommentieren Sie deren Verspätung.
• Warten Sie nicht auf Trödler – auch nicht die Führungskräfte. Beim Nächsten Mal werden sie pünktlich sein.

2. Agenda rechtzeitig vorbereiten

Die Agenda dient als Leitfaden und signalisiert nach außen, dass das Meeting organisiert ist und sich jemand Gedanken über den Ablauf sowie einzelne Punkte gemacht hat. Was Sie trotz Agenda beachten sollten:

• Bestimmen Sie einen Moderator zur Diskussionsführung.
• Notieren Sie neue Diskussionspunkte und planen Sie diese für das nächste Meeting ein.
• Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen.

3. Konferenzen richtig nutzen

Berufen Sie kein Meeting ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail hätte geklärt werden können. Wenn nur Fakten verbreitet werden sollen, nutzen Sie die elektronische Kommunikation. Falls dann noch Fragen auftreten, können Sie immer noch eine Sitzung anberaumen. Wozu Besprechungen letztlich da sind:

• Um angeregte wie anregende Diskussionen zu führen.
• Um offenen Fragen zu klären.
• Um schneller einen Konsens zu finden.

4. Teams besser besetzen

Es gibt Arbeitskollegen, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen aus welchen Gründen ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Personen dieser Art ruinieren jedes Treffen. Laden Sie deshalb die richtigen Teilnehmer ein – jede, die…

• …zu den Themen beitragen können.
• …die entscheidenden Kenntnisse mitbringen.
• …regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.
• Zudem: Sind wirklich alle Teilnehmer die gesamte Zeit erforderlich? Muss wirklich jeder anreisen? Nutzt man Video-Chat und Telefonkonferenzen richtig, können Mitarbeiter am Meetings teilnehmen, ohne dass sie anreisen müssen.

5. Schweiger gezielt ansprechen

Falls sich jemand nicht engagiert, halten Sie das bitte nicht sofort für einen Akt der Rebellion oder der Arbeitsverweigerung. Vielleicht fühlt sich derjenige auch nur unwohl mit dem Format der Konferenz. Sprechen Sie solche Teilnehmer gezielt an und bitten Sie respektvoll um Vorschläge. Einfache Fragen wie: “Herr Müller, wie ist Ihre Meinung dazu?” reichen völlig aus. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Moderators, denn:

• Wenn jeder etwas beiträgt, fühlt sich niemand fehl am Platz.
• Die Meinung eines jeden Teilnehmers ist wichtig. Deshalb haben Sie diese Leute ja auch eingeladen (siehe Punkt 4).
• Oft tauchen so neue Standpunkte und Denkanstöße auf.

6. Diskussionen unbedingt fördern

Wenn keine Diskussionen während des Meetings stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig. Denn dann wurden nur Fakten präsentiert und still abgenickt. Besprechungen dienen zum Ideenwettstreit und nur die Besten sollten sich sich am Ende durchsetzen. Dazu ist wichtig, dass Sie Folgendes beachten:

• Diskutieren Sie stets sachlich, persönliche Differenzen müssen unterbunden werden.
• Vorgesetzen muss wiedersprochen werden können, wenn deren Meinung nicht geteilt wird.
• Machen Sie die Tragweite der Entscheidungen deutlich, damit die Teilnehmer nicht nur opportunistisch handeln.

7. Entscheidungen sichtbar dokumentieren

Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als erste Informationsquelle. Vor allem wenn mehrere Personen neu dazukommen, fehlt oft die Zeit für eine persönliche Einführung. Des Weiteren werden viele Entscheidungen getroffen, an deren Vorteile sich nach Monaten niemand mehr erinnern kann (oder mag). Schon mit einfachen Mitteln lässt sich das Problem eindämmen:

• Erstellen Sie hinterher ein Protokoll und lassen Sie es allen Teilnehmern zukommen.
• Notieren Sie, wer was bis wann aus welchem Grund erledigen soll.
• Bringen Sie (als Gastgeber) relevante Protokolle zur nächsten Konferenz mit und verweisen Sie darauf.

8. PowerPoint möglichst vermeiden

Powerpoint ist ein nützliches Werkzeug für Schulungen oder Seminare – aber nur bedingt für effektive Meetings. Wenn in einer Besprechung mehr als sieben Minuten schweigend auf eine Wand gestarrt wird, dann hätten die präsentierten Informationen ebenso vorab per Mail versendet werden können. Nochmal: Die meisten Konferenz sind zum Meinungsausstausch oder Brainstorming da. Reine Wasserstandsmeldungen lassen sich auch virtuell verteilen. Wenn Sie dennoch mit Powerpoint arbeiten wollen, beherzigen Sie bitte folgende Empfehlungen:

• ABC – So präsentieren Sie richtig mit Powerpoint & Co
• So bleibt Ihr Vortrag haften
• Acht Regeln für Powerpoint

Besser: Verzichten Sie auf reinen Text, nutzen Sie PowerPoint, um komplizierte Sachverhalte zu visualisieren.

9. Sitzungszeit streng einhalten

Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent beim Schluss bleiben und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Denken Sie an das Parkinson’sche Gesetz, wonach sich Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte. Setzen Sie also unbedingt Deadlines und halten Sie diese auch ein. Damit Sie mit Ihrer Zeitplanung hinkommen, beachten Sie aber bitte auch:

• Kalkulieren Sie stets etwas Pufferzeit und Pausen mit ein.
• Haben Sie immer ein Blick auf die Zeit, und moderieren Sie das Meeting entsprechend. Unterbrechen Sie Laberer.
• Auch wenn Sie ein festes Zeitbudget haben: Sie müssen es nicht unbedingt ausschöpfen. Jeder freut sich, wenn die Runde vor dem geplanten Ende fertig wird.

überarbeitet. Original: karrierebibel.de