Freitag, 17. November 2017

Word 2016 - Unterschrift als Autotext

Wusste ich mal, hab's für das aktuelle Word dennoch nicht sofort gefunden, deshalb für das aktuelle Word 2016:

Situation:
Ich schreibe ein Dokument in Word und möchte dieses unterschreiben und per PDF versenden. Natürlich möchte ich dieses Dokument nicht ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und danach versenden. Sondern ich möchte, dass die Unterschrift bereits bei der Erstellung eingefügt wird.


Lösung 1:
Naja, mein Gott, dann fügt man halt die Unterschrift als Bilddatei ein.

Stimmt, aber beim nächsten Brief muss ich die Unterschrift wieder auf der Platte suchen, einfügen, formatieren, ... - Geht das nicht irgendwie automatischer?


Lösung 2:
Klar geht das. Das Hilfsmittel der Wahl wäre "Auto Text". Und wie man das einrichtet, zeige ich hier ganz kurz:

Natürlich benötigt man als erstes eine Unterschrift. Ob man die per Paint malt oder analog schreibt und einscannt oder via Digitizer auf einem Tablet erzeugt (empfehlenswerte Methode), sei mal dahingestellt.

Diese Datei fügt man in Word ein:



Nun formatiert man die eingefügte Grafik: 


Beispielsweise kann man eine PNG mit transparentem Hintergrund vor den Text setzen, währenddessen eine JPG aufgrund der fehlenden Transparenz hinter den Text gehört. Wichtig wäre noch, dass man die Größe der Grafik auf ein vernünftiges Maß skaliert.

Danach markiert man die eingefügte und formatierte Grafik und geht in der Registerkarte "Einfügen" auf "Schnellbausteine", "Auswahl in Schnellbaustein-Katalog speichern"


Hier vergibt man einen Namen:


Von nun wird die Grafik (also die Unterschrift) automatisch vorformatiert eingefügt, wenn man in einem Dokument o.a. Namen (hier also "vn#") eingibt und dann die Taste "F3" drückt.

·

Und was ist die "Building Blocks.dotx nun wieder für eine seltsame Datei?


Früher befand sich das alles in der NORMAL.DOT bzw. .DOTX. Aus welchem Grund das von Microsoft ausgelagert worden ist, ist mir unbekannt. Eventuell wurde die NORMAL.DOTX einfach zu groß und zu unhandlich. Wie dem auch sei, die Schnellbausteine sind nun eben in der "BUILDING BLOCKS.DOTX". Diese Datei gibt es mehrfach:

  • Im Benutzerverzeichnis (\Users\NUTZER\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\16\Building Blocks.dotx). 
  • Im Programmverzeichnis (\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\Document Parts\1031\16\Built-In Building Blocks.dotx)
\1031 steht hierbei für "deutsch"
\16 steht für die Office-Version.
\Program Files (x86) deutet natürlich auf ein 32-Bit-Office hin

Ist keine Userspezifische DOTX vorhanden, wird diese aus der Built-In-Datei aus dem Programmverzeichnis erstellt.

Natürlich können Schnellbausteine auch in jeder anderen Vorlage (DOTX) integriert werden.


Übrigens, wer wissen will, was sich seit Office 97 noch so alles verändert hat, für den bietet Pia Pork auf ihrem hervorragendem Office-Blog eine Komplett-Übersicht im (gezippten) Excel-Format an.

Daher mein Linktipp: http://www.borkpc.de

Da erfährt man u.a. auch, wie man Schnellbausteine in das Firmennetzwerk integriert und somit für alle zur Verfügung stellt oder wie man diese Bausteine wie in früheren Word-Versionen als Quicktipp angezeigt bekommt und warum es durchaus Sinn ergibt, o.a. Anleitung zu variieren.

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen

Gliederung in Word (2)

Falls ihr den ersten Teil vermisst - vergesst es; ich habe zu kompliziert gedacht, oder auch nicht - auf alle Fälle geht es einfacher, wenn ...